Quels processus devriez-vous automatiser avec RPA ?

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jeudi 21 novembre 2019

L’automatisation de processus robotisés (RPA) peut être très efficace pour l’automatisation de tâches répétitives qui peuvent consommer du temps de travail précieux des employés. Voici 5 caractéristiques clés pour identifier les processus qui bénéficieraient d’une mise en œuvre de la RPA.

Article

Les thèmes concernant l’intelligence artificielle (AI) sont souvent encadrés par des cas extrêmes dystopiques de « l’homme contre la machine ». Un tel processus AI est l’automatisation de processus robotisés (RPA), utilisée par les principales entreprises du monde pour rationaliser des opérations systématiques sur le lieu de travail. Comme un processus d’automatisation guidé par des humains, cependant, la RPA n’est ni la ruine du capital humain ni la vengeance des robots. Les outils RPA imitent les décisions humaines lors de l'exécution de tâches essentielles à l’entreprise dans un flux de travail optimisé. La valeur réelle de la RPA réside dans la collaboration stratégique entre la direction des employées et les logiciels d’automatisation. Cet article explique brièvement les processus opérationnels qui ont bénéficié de la RPA dans les opérations quotidiennes.

5 caractéristiques de processus RPA

« La première règle de toute technologie utilisée dans une entreprise est que l’automatisation appliquée à une opération efficace va amplifier l'efficacité. La deuxième est que l’automatisation appliquée à une opération inefficace va amplifier l'inefficacité. » - Bill Gates

 

Contrairement à l’automatisation de processus d’affaires, qui transforme complètement la manière dont le travail est exécuté, la RPA accélère des flux de travail déjà existants. Dans l’infrastructure opérationnelle d’une société, la direction doit identifier les tâches répétitives et mesurables fondées sur des règles, à automatiser conformément aux compétences de base.

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1. Processus avec des entrées standard & basées sur des règles

Dans la RPA, les utilisateurs configurent le logiciel pour créer des agents virtuels ou « robots » qui exécutent la tâche ou transaction souhaitée. En quelques secondes, les robots peuvent augmenter le rendement, exécutant jusqu’à plus de 20 séquences d'étapes en utilisant la logique d’affaires dans une chaîne de valeur automatisée de manière intelligente. Les transactions peuvent varier en complexité de la génération d’une politique de retour unique à des milliers de robots coordonnés dans des applications CRM/ERP. Tout comme une micro armée de tâches, les robots nécessitent des instructions claires pour compléter des missions opérationnelles.

2. Processus répétitifs

Il y a une raison pour laquelle écrire des centaines de lignes était une punition à l'école : personne n’aime passer du temps à des tâches répétitives. Au lieu de punir votre main d'œuvre, les robots peuvent observer comment des employés à temps plein (ETP) travaillent en enregistrant des événements utilisateur, en observant des variables et en grattant des données. Les processus répétitifs peuvent être codés, séquencés et adaptés sans erreurs. En utilisant l’apprentissage machine, les outils RPA peuvent reconnaitre des entrées similaires, prédire des flux de travail et améliorer l'exécution de tâches sur la base d’erreurs d’identification antérieures. Les règles opérationnelles, telles que les procédures d’exploitation normalisées, devraient être les premières à être automatisées, vu qu’elles volent du temps productif aux employés.

3. Processus à volume élevé

À la différence du capital humain limité, les robots peuvent exécuter des décisions à volume élevé jusqu’à 15 fois plus rapidement que les humains. Les systèmes RPA en ligne agissent comme un assistant automatisé, traitant discrètement et de manière autonome une tonne de travail qui ne nécessite par une intervention humaine. Cela permet aux sociétés dans une phase de transformation numérique d’adapter de manière efficace.

4. Processus avec des exceptions limitées et contrôlées

Les structures IT traditionnelles doivent être utilisées pour simplifier les instructions des robots dans la mesure du possible. Une fois automatisées par la RPA, les tâches à faible valeur peuvent être configurées selon un chemin conditionnel, en utilisant des arbres de décision « si pas ceci, alors cela » qui sont faciles à comprendre dans toute l’organisation. Les applications auxquelles la RPA doit être appliquée doivent être relativement stables afin d'éviter une modification excessive et coûteuse.

5. Processus pouvant être coordonnés et intégrés à l'échelle du système

Pour éviter un réseau chaotique de robots incompatibles, les séquences d’affaires devraient être liées à des réponses attendues et des systèmes numériques intégrés. Les outils RPA agissent comme un outil d'orchestration entre plusieurs systèmes et des API externes. L'intégration RPA est avantageuse dans des scénarios dans lesquels les codes source d’API ne sont pas disponibles. Les directeurs de l’information doivent sélectionner un logiciel RPA qui permet une expérience unifiée et donc une productivité augmentée.

I-Robot à l'œuvre : Des opportunités pour une optimisation RPA

Une fois que les processus d'opérations d'affaires ont été identifiés, les robots RPA sont prêts pour être déployés dans les opérations quotidiennes. Des flux de travail qui peuvent être renforcés par la RPA sont des activités rentables qui affectent les revenus potentiels.

Une illustration courante de la perturbation de flux de travail est l’automatisation de tâches administratives telles que l'entrée de données et la gestion de courriels.

Étape 1 : Robot extrait des pièces jointes de courriels

Lorsque des courriels contenant différents types de pièces jointes arrivent, le robot extrait en extrait des données et trie les informations conformément à des règles de performance qui lui ont été assignées.

Étape 2 : Données grattées dans un fichier excel créé 

Ces informations sont ensuite transposées catégoriquement dans une ligne d’une feuille excel maître, tandis que le fichier original est sauvegardé dans la machine.

Étape 3 : Accède à une application Web connexe    

Quand cette tâche est terminée, le robot utilise ses références assignées pour se connecter à une application Web de l’entreprise qui enregistre les données de chaque registre excel.

Étape 4 : Informe le superviseur de la finalisation du travail

Le robot crée de nouveaux rapports de facturation, complète des formulaires de conformité puis envoie un courriel confirmant la finalisation du processus au superviseur humain concerné.

Les entreprises utilisent de plus en plus la RPA pour des applications cognitives telles que la reconnaissance de la parole et le traitement du langage naturel. Dans ce contexte, un robot de chat est conditionné à générer des requêtes ou à résoudre de problèmes normalisés. Les fonctions cognitives RPA ont un potentiel énorme pour l'amélioration de l'expérience client.

Si ce n’est pas cassé, ne le réparez pas... automatisez-le

Un avantage de la robotique dans l’entreprise est la nature flexible de ses applications à l'échelle de toute organisation. Lors de la prise de décision sur le processeur à automatiser, les entreprises doivent vérifier les stratégies existantes et mettre en œuvre la RPA dans celles qui améliorent l'écosystème d’affaires entier. Finances et IT sont deux départements qui ont bénéficié plus que d’autres de la RPA dans leur processus :

Comptabilité et finances

Des processus tels que comptabilité, facturation croisée et gestion des dépenses sont les types de tâches habituelles que les développeurs de la RPA ont envisagé dans l’automatisation. Dans l’AR/AP, par exemple, des robots peuvent offrir des pistes d’audit et renforcer les relations avec les fournisseurs par des paiements plus rapides. Les systèmes RPA peuvent être programmés pour calculer des impôts et transférer des prix aux procédures de facturation. Tout comme les départements de gestion financière, les systèmes RH surveillent continuellement le personnel sur plusieurs niveaux et calculent des bénéfices.

Technologie de l’information

Une application apparemment évidente de la RPA, l’automatisation de l’IT influence la manière dont les employés abordent la gestion de systèmes plus amples. Des processus spécifiques à l’IT peuvent comprendre l’assistance en cas de problèmes techniques, la réinitialisation de mot de passe et la sauvegarde de données. Cependant, chaque fois qu’un portail de systèmes tel qu’un mot de passe est changé, les employés doivent s’assurer de configurer tous les robots connexes dans la chaîne de valeur.

À l'échelle d’une entreprise, la RPA est utilisée pour collecter des données et des analyses dans plusieurs applications de départements. Des rapports générés automatiquement sur l'efficacité de processus, l’utilisation et les coûts peuvent aider les employés à prendre de meilleures décisions avec des informations exactes. Toutefois, à grand pouvoir grande responsabilité. Bien qu’il peut être tentant de recueillir autant d’informations que possible, les sociétés doivent respecter les règlements concernant la vie privée et la conformité des données.

Il n’est pas inusuel pour des sociétés de prendre des semaines pour décider quels processus doivent être automatisés au moyen de la RPA. Si une entreprise a des ressources, elle peut créer un centre d’excellence (CoE) de RPA qui sélectionne le logiciel, conçoit la mise en œuvre et crée les procédures de gestion des risques nécessaires. Un tableau de décision tel que celui-ci de Work Fusion illustre la sélection de processus RPA :

Les personnes en premier, les processus RPA en second

Bien que le partenariat stratégique humain-RPA est idéal, l’automatisation est souvent utilisée comme une raison pour éliminer la main d'œuvre. Il est vrai que la RPA peut réduire les coûts de recrutement futur en minimisant le gaspillage général, mais les ETP ne peuvent pas être facilement remplacés par des fonctions automatisées. Des travailleurs compétents qui comprennent intimement les processus d'affaires organiseront les règles et définiront les séquences corporatives centrales à l’AI. Qui plus est, beaucoup de stratégies RPA échouent sans cet élément humain central de prise de décision.

Les directeurs de l’information, les chefs d’exploitation et les ETP concernés doivent coopérer à un projet structuré pour mettre en œuvre la RPA.

Pourquoi investir un capital humain organisationnel dans quelques robots ? Il est estimé que les systèmes RPA peuvent rapporter un ROI compris entre 30 et 200 % dans les premiers 12 mois, s’ils sont appliqués de manière efficace.

Conclusion

Quelle que soit la taille, l’industrie ou l’exposition aux logiciels d’une société, les outils RPA lui ajoutent de la valeur en augmentant son exactitude, sa vitesse et sa flexibilité. Bien que les robots imitent l'activité humaine, ils ne peuvent pas répondre à des changements mineurs dans l’IU et les données comme le peuvent les humains.

Sans des connaissances et une application appropriée, les sociétés pourraient perdre le potentiel réel de la RPA comme un outil conçu pour soulager le stress négatif des employés. L’automatisation de tâches à faible valeur libère les travailleurs de tâches administratives laborieuses pour qu’ils puissent se concentrer sur un travail à plus forte valeur avec les clients. Lorsque les entreprises choisissent les processus à automatiser avec la RPA, il est important d'équilibrer la gestion de talents et l’AI.

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