30 % des données de votre entreprise sont périmées. Voici comment nettoyer votre CRM

Comme dans tous les domaines de votre vie professionnelle, votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) peut devenir encombré et inefficace. Il peut en résulter un manque d'organisation et peut conduire à tout, d'une baisse de productivité à une incapacité à fonctionner avec agilité, tout cela pouvant affecter vos résultats.

Des études suggèrent que 30 % des données deviennent obsolètes chaque année, il est donc primordial que vous restiez à l'affût des changements. Après tout, si un contact a une nouvelle adresse email ou change de fonction, vous devez être sûr que votre base de données reflète ces changements.

Il est essentiel de disposer d'un CRM propre pour s'assurer que le département marketing fonctionne au mieux et contribue à atteindre les objectifs de l'entreprise. Un processus standard doit être mis en place pour le nettoyage régulier des données afin que des mesures simples puissent être prises pour garder la main sur le problème.

Comment les données deviennent-elles mauvaises ?

Dans le paysage marketing actuel, il est inévitable que les erreurs s'accumulent dans vos données au fil du temps, en raison d'un certain nombre de facteurs inhérents. En voici les principales :

• Des informations inexactes insérées par les prospects dans vos formulaires Web
• Les données de contact sont téléchargées sur la base des meilleures informations que les commerciaux peuvent trouver à ce moment-là
• Les données sont ajoutées au fur et à mesure que les prospects sont entretenus
• Les représentants commerciaux effectuent des saisies en double lors d'appels multiples avec les prospects

Ne pas saisir les données au bon format ou au bon endroit dans le CRM après chaque interaction peut entraîner des problèmes plus importants. Cela peut rendre impossible l'optimisation des campagnes marketing et limiter le succès de vos opérations.

Quels sont les effets de mauvaises données CRM ?

Les interactions avec les clients basées sur de mauvaises données seront toujours intrinsèquement défectueuses, qu'elles soient effectuées par le département marketing ou les représentants commerciaux. Les problèmes peuvent aller des adresses email incorrectes, qui vous empêchent d'atteindre vos prospects, aux communications marquées comme spam parce que vous vous êtes adressé au destinataire par le mauvais pronom après qu'il ait fait une erreur dans un formulaire.

Selon une étude d'IBM, les données erronées coûtent à l'économie américaine 3 100 milliards de dollars par an, tandis qu'Experian a constaté qu'elles avaient un impact sur les résultats de 88 % des entreprises américaines. Selon cette dernière étude, la perte moyenne de revenus totaux due aux mauvaises données est de 12 %, ce qui a un impact significatif sur les bénéfices des entreprises.

Des données incorrectes peuvent conduire à :

• Des campagnes de marketing moins réussies
• Des perceptions négatives de votre marque
• Une optimisation ou une personnalisation inefficace des supports marketing
• Une utilisation inefficace du temps des employés

Comment nettoyer vos données clients ?

Le nettoyage des données CRM est un processus continu qui doit être effectué régulièrement pour éviter que la tâche ne devienne trop lourde et fastidieuse. En le décomposant en étapes simples et en gardant le contrôle du nettoyage CRM, votre base de données sera précieuse et pertinente pour vos objectifs commerciaux.

1. Consolidez les enregistrements de contacts

Organisez vos enregistrements de contacts de manière à ce que toutes les interactions avec la même entreprise puissent être retrouvées ensemble dans votre CRM. Utilisez ensuite des filtres pour classer chaque personne en fonction de son poste et de son statut de prospect. Pensez également à supprimer les contacts qui ne répondent pas à vos emails et rappelez-vous que, même si cela peut sembler contre-intuitif, vous enrichissez en fait vos précieuses données.

2. Mettez en place un processus standard

L'utilisation quotidienne de votre CRM doit être combinée à la consultation de vos contacts et à la vérification de la bonne réception des emails. En mettant en place un processus standard pour vérifier les données, générer des listes et supprimer des contacts lorsqu'ils ne sont plus viables, vous vous assurez de nettoyer constamment votre CRM des mauvaises données.

3. Créez une segmentation claire

La segmentation de vos données est essentielle pour les rendre aussi utilisables que possible. Vous pouvez mettre en place des flux de travail et des champs standard au sein de vos fichiers pour éviter trop de variations de la même réponse. Par exemple, les menus déroulants sont un excellent moyen de regrouper les personnes ayant des titres de poste similaires sous un seul terme recherchable.

4. Vérifiez vos données

Une fois que vous avez mis un peu d'ordre dans vos données, vous pouvez commencer à les examiner pour voir ce que vous avez et toute tendance notable qui pourrait éclairer vos décisions de marketing. C'est le moment idéal pour créer de nouveaux personas, car un audit des données vous permettra de mieux comprendre qui vous devez cibler dans vos campagnes.

5. Supprimez les doublons

Les contacts en double sont une forme courante de mauvaises données et un outil de déduplication peut vous aider à identifier les contacts similaires présentant de légères anomalies. Pour fusionner les deux enregistrements, vous devrez tester les informations correctes, en envoyant un e-mail et en voyant s'il rebondit, par exemple, et mettre à jour le contact pour refléter les entrées les plus pertinentes.