Comment améliorer l'efficacité de votre service des finances

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jeudi 9 avril 2020

Le service des finances a un rôle essentiel à jouer dans la performance globale de toute organisation, donc trouver des moyens d'augmenter son efficacité peut apporter une grande contribution au succès de l'entreprise.

Article 5 Minutes

Le service des finances a un rôle essentiel à jouer dans la performance globale de toute organisation, donc trouver des moyens d'augmenter son efficacité peut apporter une grande contribution au succès de l'entreprise.

Étant donné le rôle essentiel que doit jouer le service des finances dans la bonne performance de toute organisation, il va sans dire que toute amélioration de l'efficacité de l'équipe aura des répercussions positives pour l'entreprise dans son ensemble.

L'efficacité de la conduite n'est en aucun cas facile, mais il existe de nombreuses stratégies que vous pouvez essayer et des ajustements que vous pouvez faire pour favoriser un changement positif.

Voici quelques pistes d'action qui peuvent donner des résultats :

Investissez dans la formation

Comme tout autre service commercial, votre équipe financière et comptable pourrait avoir beaucoup à gagner en suivant un programme de formation ciblé et efficace qui va directement au cœur de la question de l'efficacité et fournit aux participants des éléments pertinents et applicables.

Au-delà de la présentation aux employés de nouvelles méthodes et techniques de travail qui ont un impact immédiat sur leur efficacité au quotidien, la formation peut apporter de précieux avantages tels que :

  • Une plus grande satisfaction au travail
  • Un meilleur moral
  • Une communication plus efficace
  • La cohésion d'équipe

Évidemment, vous voulez être sûr que votre investissement dans la formation produira des retours, il est donc important d'éviter les pièges courants  tels que le fait de ne pas mettre à jour les programmes obsolètes et de ne pas écouter les commentaires du personnel sur la façon dont les programmes peuvent être améliorés.

Mettez l'accent sur la communication et la collaboration

Les collègues ayant la capacité de communiquer efficacement entre eux et qui réalisent quels sont les bénéfices de la collaboration sont un énorme avantage dans chaque domaine d'activité.

Au sein de la direction financière, une communication renforcée peut contribuer à maximiser l'efficacité et réduire le risque d'erreurs ou d'omissions qui pourraient avoir de graves répercussions sur l'entreprise.

Il existe de nombreux styles de communication différents, qui peuvent tous s'avérer efficaces et produire des résultats positifs, en fonction des préférences de chaque employé et des scénarios dans lesquels ils sont utilisés.

En matière de collaboration, être en mesure de bien travailler avec d'autres équipes peut être particulièrement important pour le service financier, car son travail quotidien et ses responsabilités sont étroitement liés à tous les autres domaines de l'entreprise. Les outils logiciels tels que les systèmes de gestion de projets partagés peuvent s'avérer particulièrement utiles pour soutenir la collaboration.

Adoptez les nouvelles technologies

L'évolution rapide des technologies numériques au 21e siècle a donné naissance à une vaste gamme de solutions commerciales et de plates-formes logicielles qui peuvent vous aider à augmenter les niveaux d'efficacité de votre service financier.

Certains des outils les plus puissants de l'environnement commercial moderne se trouvent dans le cloud. L'éloignement  de l'infrastructure technologique existante vers le cloud peut offrir de nombreux avantages, tels que :

  • Avantages de ne pas avoir à acheter cher
  • Équipement sur place
  • Plus de flexibilité lorsque vous devez mettre à jour vos systèmes

Les outils basés sur le cloud tels que les logiciels de gestion de projet et le stockage de documents peuvent avoir un impact énorme sur l'efficacité de votre équipe financière, facilitant le partage d'informations et aidant chacun à faire son travail plus rapidement.

Établissez des politiques claires

Chaque membre du service financier doit avoir une bonne compréhension de son rôle au sein de l'équipe, de ses principales responsabilités et des normes qu'il est censé respecter. Cet objectif est atteint grâce à des politiques claires et cohérentes, dont le respect peut faire une grande différence dans l'efficacité d'une équipe.

Certaines politiques générales de l'entreprise - relatives à  la ponctualité ou à la tenue vestimentaire, par exemple - s'appliqueront à tous les employés, mais il peut également être avantageux de mettre en place des règles spécifiques pour le personnel du service financier. Compte tenu de la nature de leur travail, les membres de l’équipe des finances doivent être conscients de l’importance de respecter en tout temps les politiques du département.

Tout comme l'entreprise attend de ses clients qu'ils respectent les accords financiers et respectent leurs conditions de paiement, vos fournisseurs et employés s'attendent également à être payés à temps. Le bon déroulement des processus financiers réguliers tels que ceux-ci dépend du fait que chaque membre de l’équipe connaissent bien et respecte les politiques du département.

Tenez compte des avantages de l'automatisation

Il existe de nombreux processus de routine supervisés par le service financier qui pourraient être transférés à des systèmes automatisés, libérant vos employés pour se concentrer sur d'autres tâches et permettant de faire un meilleur usage de leurs compétences et d'offrir plus de valeur pour l'entreprise.

Voici des exemples de tâches mûres pour l'automatisation :

  • Réception des documents entrants et distribution aux services concernés
  • Saisie des données
  • Approbation de facture
  • Envoi de rappels de retard de paiement
  • Paiement des vendeurs et des fournisseurs

Comme le montre cette infographie  l'automatisation robotisée des processus (RPA) est déjà largement utilisée dans des secteurs telles que celui de la production industrielle. Les principaux avantages perçus de ce domaine d'innovation sont :

  • La réduction des tâches répétitives
  • Un risque mineur d'erreur humaine
  • Des économies de coûts
  • La libération du temps pour un travail de valeur

Il est évident qu'il y a un grand potentiel de la RPA pour accroître l'efficacité dans divers domaines d'activité. Si vous pouvez trouver la bonne façon d'appliquer ces technologies, elles pourraient avoir un impact transformateur sur le service financier.

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