5 Meilleures pratiques pour permettre le travail à distance sans interruption

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lundi 25 mai 2020

En raison du nombre croissant de personnes qui choisissent de travailler à distance, qu’est-ce que les entreprises doivent faire pour que l’expérience soit aussi efficace que possible ? Suivez notre guide succinct pour découvrir quelques meilleures pratiques clés.

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Un des bénéfices majeurs des immenses avancées des compétences en réseaux au cours des dernières années laisse entendre que les travailleurs n’ont plus besoin d’être bloqués au bureau. Compte tenu des vitesses moyennes du haut débit à domicile et de la connectivité 4G sans fil garantissant aux utilisateurs un accès à des vitesses confortables peu importe où ils se trouvent, ceci a conduit à une véritable révolution en ce qui concerne la vision/conception que les entreprises ont de la relation entre le foyer et le travail à domicile.

Et de nombreux employés semblent en profiter. D’après les chiffres communiqués par Gallup, près de 43 pour cent de personnes résidant aux États-Unis disent qu’elles ont travaillé à distance au moins une partie du temps en 2016 et celles qui travaillent vraiment à distance ont augmenté leur temps de travail à distance par rapport à l’an passé.

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Il est donc essentiel pour toute entreprise de mettre en place une stratégie claire afin de s’assurer que le travail à distance ne constitue pas une menace à la continuité de ses opérations. Mais ce problème comporte plusieurs facettes, aussi avons-nous préparé cinq meilleures pratiques que toutes les entreprises devraient suivre.

1. Mettez en place des politiques claires

La première démarche pour toute stratégie de travail à distance ou travail à la maison consiste à définir une série de politiques définissant les droits et les responsabilités de chacun. Parmi ces mesures, une liste des personnes autorisées devrait être dressée : savoir qui est autorisé à travailler à distance (les facteurs déterminants peuvent inclure les cas où ce mode de travail est étroitement lié à la fonction ou s’il est plutôt question d’un avantage lié à la performance), à quelle fréquence les personnes en télétravail doivent s’enregistrer et comment leurs performances seront évaluées lorsqu’elles travaillent hors de l’entreprise.

Il s’agit plus de s’assurer que les gens n’utilisent pas cette excuse pour regarder la télévision toute la journée au lieu de travailler, c’est pour garder une trace de votre efficacité de telle façon que vous puissiez voir, (le cas échéant) si le travail à distance a un effet positif ou négatif sur votre productivité.

2. Comprenez votre infrastructure en matière de technologies de l’information

Les entreprises doivent déterminer s’il existe des barrières techniques qui pourraient gêner le travail à distance. Des problèmes de bande passante seront importants si de multiples utilisateurs se connectent à l’extérieur du pare-feu. La méthode adoptée par les utilisateurs pour accéder aux champs et applications clés sera également un élément à prendre en considération.

À cet égard, le recours à des outils du nuage tel qu’ Office 365 ou G Suite peut être utile, mais si ces derniers ne sont pas pratiques, ou si un accès à des outils spécialisés est nécessaire, un procédé sécurisé pour y parvenir sera déterminant. Par conséquent, des solutions tels que les VPN seront essentielles pour s’assurer que les travailleurs à distance peuvent se connecter au réseau professionnel à domicile.

3. Sachez de quel équipement vous avez besoin

Selon la fonction exercée à distance par les employés, il peut être nécessaire pour l’entreprise de fournir les outils et l’équipement dont ils auront besoin et de connaître le rôle que l’employé aura dans cette organisation. De nombreuses entreprises peuvent décider qu’une stratégie (BYOD) est la meilleure option, puisqu’elle peut permettre à ces dernières d’économiser de l’argent et aux travailleurs de sélectionner les options qui leur conviennent le mieux ; ce pourrait être un ordinateur portable, un smartphone, un casque ou tout autre outil dont ils auraient besoin pour accomplir leur tâche. Toutefois, ceci peut supposer l’abandon d’un certain niveau de contrôle sur l’équipement, et si cela pose un problème, des appareils appartenant à l’entreprise seront nécessaires.

4. Décidez comment vous allez communiquer

S’assurer que les travailleurs à distance restent disponibles lorsque c’est nécessaire est un autre aspect essentiel d’un système efficace. Ceci sera particulièrement vrai lorsque les travailleurs à distance auront des relations avec la clientèle mais les communications internes ne devraient pas être négligées. Les outils tels que la visio-conférence peuvent être particulièrement utiles dans ce cas mais étant donné qu’ils peuvent occuper une place précieuse sur la bande passante et peuvent ne pas être la meilleure méthode de communication, les entreprises doivent clairement envisager de prendre des dispositions lorsque de tels appels sont nécessaires.

Pour développer les interactions quotidiennes, lorsqu’une conversation en tête-à-tête est moins nécessaire, des outils de collaboration comme Slack ont un rôle à jouer car ils maintiennent l’engagement des travailleurs à distance et les tiennent informés des évolutions de l’entreprise.

5. Assurez-vous que la situation est équitable pour tous

Un des aspects les plus importants de la politique de travail à distance est de s’assurer que tout le monde a accès aux mêmes applications et informations et que personne ne sente désavantagé, qu’il s’agisse des travailleurs à distance ou de ceux qui se trouvent dans les bureaux. Ceci veut dire donner à tous, les mêmes chances et pourrait vouloir dire, par exemple, encourager les travailleurs dans les bureaux à tenir des réunions en appelant en visio-conférence à partir de leur propre espace de travail. Amy Freshman, directrice en chef de la facilitation sur les lieux de travail chez ADP, fait remarquer :

C’est la méthode idéale pour inclure tous vos associés dans votre équipe.

 

Quoi que vous fassiez pour organiser le travail à distance, à la maison ou en déplacement, les facteurs clés à retenir sont qu’il faut une transition en continu (tout ce qu’un employé peut faire au bureau, devrait pouvoir également être fait partout où il décide de travailler. Avec les bonnes applications et l’infrastructure appropriée, vous devriez en théorie trouver ça plus facile de diriger une entreprise qui ne s’arrête pas à la porte du bureau.

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