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Wirksames Delegieren von Aufgaben

Der Gründer der JC Penney Einzelhandelskette, James Cash Penney , sagte einst: „Der sicherste Weg einer Führungskraft sich selbst zu eleminieren, ist die Weigerung zu lernen, wie, wann und an wen Aufgaben abzugeben sind“.

Mittels gezielter Aufgabenverteilung kann eine Führungskraft sich selbst „multiplizieren”,indem Aufgaben an Angestellte überträgt oder gar an externe Experten weiter gibt. Aus genau diesem Grund ist das Delegieren von Aufgaben eine der wichtigsten Managementfähigkeiten.

Lesen Sie in den folgenden Kapiteln:

  • Wie kann die Geschäftsführung Zeit einsparen?
  • Aufgabenverteilung an die besten Angestellten
  • Förderung der Weiterentwicklung von Angestellten

Wie kann die Geschäftsführung Zeit einsparen?

Jeffrey Pfeffer, Professor an der Univesität Stanford, Lehrstuhl für Organisatorisches Verhalten sagt: „Die wichtigste Aufgabe einer Führungskraft ist es, Menschen das Denken zu lehren und die richtigen Fragen zu stellen”. Er sagt dies sei wichtig, damit die Welt nicht untergeht, wenn man sich einen Tag frei nimmt”.

Es ist nichts Ungewöhnliches, wenn Führungskräfte meinen, sie wären zu beschäftigt um Aufgaben weiterzugeben und es als wirksamer ansehen, diese lieber selbst zu erledigen. Sumi Krishan, Kolumnist und Coach für Führungskräfte, teilt einen wertvollen Managementtipp mit Forbes. Sie empfielt am Ende jeden Arbeitstages, zwei Tätigkeiten aufzuschreiben, die von jemand anderem hätten erledigt werden können. So erhält man am Ende der Woche einen sehr guten Überblick von Aufgaben und damit verbundener Arbeitszeit, die von jemand anderem hätte erledigt werden können.

Diese kleine Regel ermöglicht es, die wöchentliche Aufgabendelegation zu bewerten. Der eingesparte Arbeits- und Zeitaufwand für die Führungskraft kann so beurteilt werden.

Aufgabenverteilung an die besten Angestellten

Die interne Aufgabenverteilung sollte wohl überlegt sein, ganz besonders was die Auswahl der Tätigkeiten und die Wahl der Mitarbeiter betrifft. Die Kompetenz und Persönlichkeit der Mitarbeiter, die gute Ergebnisse liefern, wenn Aufgaben an sie weitergegeben werden, sollte gut analysiert werden. Geben Sie keine Aufgaben an Mitarbeiter weiter, nur um sie zu beschäftigen. Wenn Sie mit den Fähigkeiten der ausgewählten Mitarbeiter nicht zufrieden sind, werden Sie nie die Verantwortung einer Aufgabe abgeben können.

Martin Zwilling, Forbes Mitarbeiter und Geschäftsführer von StartUp Professionals, legt besonders hohen Stellenwert auf die Fähigkeit Verantwortung und Autorität zu delegieren und nicht nur die Tätigkeiten an sich. Führungskräfte, denen dies nicht gelingt , werden sich um so öfter in Situationen wiederfinden, in denen sie an Mitarbeiter Bericht erstatten und Aufgaben erledigen, wobei dies doch eingentlich ungekehrt der Fall sein sollte.

Wie bereits erwähnt ist es wichtig, ein gewisses Maß an Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen. Hierfür ist es wichtig, die Anweisungen und Abgabetermine eindeutig zu definieren.  Stellen Sie sicher, dass die Aufgabenbeschreibung klar verständlich und eindeutig ist, sodass die Mitarbeiter an die die Aufgaben vergeben werden, verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Förderung der Weiterentwicklung von Angestellten

Es ist wichtig, dass jene Mitarbeiter an die Aufgaben weitergegeben werden, sich nicht als Sammelstelle für jene Aufgaben fühlen, die Sie als Führungskraft selbst nicht erledigen wollen. Dies kann vermieden werden, indem die Mitarbeiter entsprechend ihrer Kompetenzen für die jeweilige Aufgabe gewählt werden und dies auch dem Mitarbeiter gegenüber entsprechend begründet wird.

Des Weiteren sollten Führungskräfte regelmäßig ihre Anerkennung gegenüber den Mitarbeitern zum Ausdruck bringen, wo diese angebracht und angemessen ist, sei es privat oder öffentlich. Mitarbeiter, die von ihren Vorgesetzten Lob und Zufriedenheit für eine erfolgreich erledigte Aufgaben erhalten, neigen dazu, noch zuverlässiger zu arbeiten und weitere Verantwortung zu übernehmen.

Ermutigen Sie Mitarbeiter dazu, Fragen zu stellen, sich einzubringen und Verbesserungsvorschläge zu machen. Das Verhältnis zwischen dem Verstehen und Akzeptieren einer Aufgabe und dem Engagement des Mitarbeiters sollte niemals unterbewertet werden. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, Verantwortung für die erteilte Aufgabe zu übernehmen.

Dies ist die Basis der Aufgabenverteilung. Mitarbeiten sollten volle Anerkennung über ihren Status und Verantwortung erhalten, um Abgabetermine einzuhalten.

Gute Aufgabenverteilung ist ein Prozess, der gefördert, entwickelt und perfektioniert werden muss. So wird er zu einer der wertvollsten Fähigkeiten, von der schließlich die gesamte Firma profitieren kann.

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