Wie Sie einen vielbeschäftigten Kollegen unterbrechen

Wir haben es alle schon erlebt, dass ein Kollege sehr viel zu tun hat, Sie aber ein dringendes Anliegen haben, das sich nicht aufschieben lässt. Sie müssen den Kollegen stören, weil es sich um eine dringende Angelegenheit handelt oder Sie einfach nur Angst haben, dass Sie es später vergessen.

Sie wissen wahrscheinlich auch, wie frustrierend es sein kann, wenn Sie mitten in einem riesigen Projekt stecken, die Zeit knapp ist und jemand kommt und Ihre Produktivität behindert.

Wie unterbrechen Sie ihn, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben?

Gibt es andere Möglichkeiten?

Müssen Sie ihn wirklich ansprechen oder könnten Sie ihm einfach nur eine E-Mail schicken? Es gibt eine ganze Reihe von Kommunikationstools in Unternehmen, die in derartigen Situationen helfen können. Ob Sie Slack, Trello, Basecamp oder etwas anderes wählen, so können Sie jemandem damit sofort eine Nachricht senden, wenn das Problem auftaucht, ohne ihn zu stören. Es bedeutet, dass Ihr Kollege eine Benachrichtigung erhält, dass er Ihre Korrespondenz  lesen soll, aber er kann es zu einem für ihn passenden Zeitpunkt tun kann.

Fragen Sie

Auch wenn es etwas ganz Einfaches ist, aber eine Frage kann den entscheidenden Unterschied ausmachen. Statt einfach nur bei ihm vorbeizuschauen und mit Ihren Ausführungen zu beginnen, sollten Sie prüfen, ob er genügend Zeit hat, um etwas zu besprechen. Das zeigt, dass Sie seine Zeit respektieren und verstehen, dass er außerordentlich viel zu tun hat, macht ihn aber gleichzeitig darauf aufmerksam, dass Sie seine Meinung benötigen. Etwas so Einfaches wie „Hättest du einen Augenblick Zeit?“ oder „Kann ich dich kurz sprechen?“ reicht schon. Machen Sie ihm auf jeden Fall klar, dass Sie seine Zeit schätzen.

Seien Sie präzise

Wenn die Angelegenheit wirklich dringend ist, sollten Sie genau wissen, was Sie sagen wollen, bevor Sie den Kollegen unterbrechen. Formulieren Sie möglichst einfach und präzise, was Sie ihm mitteilen wollen Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie mit einer klaren Fragestellung enden, beispielsweise „Was denken Sie?“ oder „Wie sollen wir vorgehen?“ Das gibt Ihrem Gespräch eine eindeutige Richtung und hilft Ihrem Kollegen, genau zu verstehen, was Sie von ihm benötigen.

Planen Sie eine Besprechung

Einige Gespräche können einfach nicht kurz und knapp gehalten werden. Planen Sie in diesem Fall eine Besprechung mit Ihrem Kollegen. Online-Kalender helfen Ihnen dabei  herauszufinden, wann andere Mitarbeiter Zeit haben. Erstellen Sie also einen Termin und erklären Sie in ein oder zwei Sätzen, worum es geht. Das bedeutet, Sie brauchen den Kollegen erst gar nicht zu unterbrechen oder können ihm eine Nachricht schicken, um ihn über den Besprechungsinhalt zu informieren.

Vergessen Sie nicht, sich zu bedanken

Wenn Sie sich voll auf Ihr Problem oder Ihre Frage konzentrieren, kann es passieren, dass Sie sich einfach entfernen, nachdem Sie die benötigten Informationen erhalten haben. Das wirkt äußerst unhöflich und daraus geht auch nicht eindeutig hervor, ob das Gespräch beendet ist oder nicht. Bedanken Sie sich, nachdem Sie eine Antwort erhalten haben – das beeinflusst, was der Kollege von Ihnen im Nachhinein denkt!